Blog

sYnfra gebruikt platform Commerce-hub voor transparante aanbesteding

by Hein van Schaik · No comments

Aannemers die erkend zijn door sYnfra beschikken over een autorisatie voor het centrale platform Commerce-hub. Dit bundelt en beheert alle zaken rondom de aanbesteding “Infrastructurele Kabel- en Leidingwerken sYnfra” en de te sluiten contracten. Afgelopen zomer zette sYnfra het platform in voor marktconsultaties over het bestek 2013 en de nieuwe aanbesteding. Sindsdien vindt alle communicatie rondom de aanbesteding uitsluitend plaats via Commerce-hub om de procedure voor alle betrokkenen transparant te houden. Fred Coppens, senior inkoper bij Brabant Water, is enthousiast over dit systeem van elektronisch aanbesteden. “sYnfra heeft hiermee de beschikking over een professioneel instrument dat deze complexe aanbesteding ondersteunt. Diverse netbeheerders binnen het sYnfraverband zijn al bekend met de software van Commerce-hub. Brabant Water, Enexis, Delta en Ziggo maken al geruime tijd succesvol gebruik van dit systeem voor hun aanbestedingen, erkenningsregelingen en marktconsultaties. Binnen sYnfra bouwen we hierop voort.

Overzicht
sYnfra is een samenwerkingsverband waarin transparantie en vastlegging een belangrijke rol spelen, vanwege het afleggen van verantwoording aan betrokken partners en aannemers. Via Commerde-hub is alle informatie tegelijkertijd beschikbaar voor iedereen. De digitale werkomgeving maakt het mogelijk om aanbestedingen papierloos uit te zetten, te beheren en te beoordelen. De module is zo ingericht dat alle betrokkenen die geautoriseerd zijn, bij zowel de aanbestedende diensten als de gegadigden, een totaaloverzicht hebben van alle relevante documenten. Het programma leidt aanbesteder en inschrijver stap voor stap door de procedures, waarbij ze relevante stukken met een druk op de knop kunnen oproepen. Zo biedt het platform overzicht over alle lopende aanbestedingen, de planningen en de vorderingen ervan. Vanuit een bibliotheek van aanbestedingsdocumenten is het eenvoudig om nieuwe documenten samen te stellen. Daarnaast beschikt iedereen direct over een proces verbaal waarin alle genomen belangrijke processtappen herleidbaar zijn. Met het systeem borgt sYnfra dat alle officiële communicatie rond deze aanbesteding plaats vindt vanuit één plek: aanschrijven, vragen stellen en beantwoorden, toekenning en afwijzing. Het systeem ondersteunt de bewaking van de planning (activiteiten en mijlpalen) en de toekenning van taken en documentbeheer. Alle betrokkenen worden proactief per e-mail op de hoogte gehouden over (dreigende) uitloop van de planning en het nog open staan van taken die vooraf zijn toebedeeld.

Gunning
Inschrijvingen worden pas zichtbaar na de sluitingstermijn en worden altijd in het bijzijn van meerdere personen geopend. In dit geval wordt er gegund op basis van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Eerst beoordelen multidisciplinaire teams per aanbestedende dienst de kwaliteit van alle inschrijvingen, zonder kennis te hebben van de prijs. De toekenning van de scores op de prijs vindt pas plaats na afronding van de beoordeling op kwaliteit. Coppens legt uit: “Binnen sYnfra kennen we omvangrijke evaluatieteams van beoordelaars en achterban. Met de toepassing van digitale scorekaarten houden we grip op de waarderingen. De waarderingsindicator laat zien waar de verschillen liggen. Dat bespaart tijd om tijdens de groepsevaluaties te komen tot één score per onderdeel. We kunnen met dit systeem onze keuzes voor gunning onderbouwen en aantonen dat sYnfra alleen werkt volgens transparante, objectieve en niet discriminerende processen met gekwalificeerde leveranciers.

Toekomst
Commerce-hub is niet alleen een platform voor aanbesteding, maar ook voor contract- en leveranciersmanagement. Coppens ziet graag dat sYnfra in de toekomst ook deze modules gaat gebruiken. “De digitale werkomgeving voorkomt fouten en het missen van deadlines. Het is een instrument waarmee je kunt sturen, het bespaart papier en tijd. Er is direct een totaalbeeld van de status van aannemersgegevens en het is mogelijk om het platform aan externe systemen te linken. Via automatische signalering zijn gegevens altijd actueel, wat een voorwaarde is voor goed leveranciers- en relatiemanagement.” Een ander voordeel is het SAAS-model; de manier waarop de software beschikbaar wordt gesteld. “Software As A Service” wordt als dienst via internet aangeboden zonder dat de gebruiker het hoeft aan te schaffen of te installeren. Coppens concludeert: “Deze ontwikkelingen leiden tot verlaging van de proceskosten en verbetering van het hele inkoopproces.

(Bron: sYnfra Direct – de digitale nieuwsbrief van de sYnfra organisatie)


Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Bent u de eerste?

Reageren