Blog

IT als katalysator

by Hein van Schaik · No comments

Eerst organiseren en dan automatiseren“, dat is een veel gehoord adagium. Het klinkt ook logisch: eerst de boel op orde hebben qua processen, resources en verantwoordelijkheden en vervolgens de juiste IT ondersteuning daarbij selecteren. Je wilt immers geen “verouderde” processen automatiseren.

Dit lijkt ook op te gaan voor contract management. Hoe lang heeft een organisatie immers plezier van een tool wanneer niet helder is wie nieuwe contracten opvoert, wie bestaande gegevens bijwerkt en wie signaleringen opvolgt. Het is dan een kwestie van tijd voordat men de tool links laat liggen omdat de gegevens “toch niet actueel zijn“.

De praktijk blijkt echter weerbarstiger te zijn. In bepaalde situaties is eerst organiseren en dan automatiseren niet wenselijk of mogelijk. Een reden is dat bepaalde organisatieveranderingen niet realiseerbaar zijn zonder de inzet van IT. Hoe kun je immers decentraal contracten beheren als ze alleen fysiek centraal zijn opgeslagen? Een andere reden is dat organisaties soms moeite hebben om te starten met organiseren. Men blijft hangen in concepten en overleg, zonder concrete resultaten.

Wij zien bij diverse van onze gebruikers dat in een dergelijke situatie de implementatie van een systeem dan ingezet wordt als katalysator. De tool is uiteraard geen doel op zich maar fungeert dan als middel om de organisatie in beweging te krijgen. Het maakt op een heel praktische manier inzichtelijk wat er komt kijken bij het opzetten van een goede structuur rondom contracten.

Het dwingt je onder meer om te bedenken wat je wil weten (en dus vast wilt leggen), te bepalen waar verantwoordelijkheden komen te liggen (bijvoorbeeld ter beantwoording van de vraag “wie voert nieuwe contracten op“) en te bepalen waar je op wilt sturen (dan kan het gaan om welke kpi’s aan een contract gelieerd zijn). Automatiseren en organiseren gaan via de implementatie hand in hand.

IT als katalysator zal niet in elke situatie passen maar dat geldt evenmin voor het adagium “Eerst organiseren en dan automatiseren“. Bepalen wat uw organisatie het beste past vraagt om een kritische open blik naar de verschillende opties die er zijn.


Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Bent u de eerste?

Reageren