Blog

De laatste papieren aanbesteding

by Hein van Schaik · No comments

Het doet me in eerste instantie denken aan een jachttrofee, als de kop van een hert boven de openhaard van de jager… Bij binnenkomst op het kantoor van Rene Diks, inkoopmanager bij drinkwaterbedrijf Vitens, valt de ingelijste papieren aanbesteding op. Bij navraag blijkt het meer dan een trofee. Het was in december 2009 een signaal naar de inkoopafdeling: dit is de laatste traditionele aanbesteding. Van nu af aan worden, zonder uitzondering, alle aanbestedingen digitaal uitgezet met behulp van Tender Management.

Al lang voor de aanschaf van digitale oplossingen werd de professionalisering van de inkoopafdeling ingezet. Bij de fusie met de Hydron bedrijven werd een dusdanige schaalgrootte verkregen dat men de voordelen van de inkoopkracht optimaal wilde benutten. De procedures van het oude Vitens (intern “klein” Vitens genaamd) werden doorgevoerd binnen alle vestigingen en werkmaatschappijen.

De eerste successen smaakten naar meer en de behoefte naar verdere uniformering en standaardisering deden zich voelen. Rene Diks zag in digitalisering de mogelijkheid om de goed lopende procedures verder te verankeren in de organisatie. Na een tijdsinvestering door de inkopers is de digitale bibliotheek gevuld met herbruikbare documenten, sjablonen en uitgebreide inkoopvoorbeelden.

Niet alleen inkoop profiteerde van deze inspanning. De “business” profiteerde mee en is meer betrokken bij inkooptrajecten. Verantwoordelijke managers zijn in staat om de projecten realtime te volgen. Inkoop heeft duidelijk aan profiel gewonnen.

De laatste ontwikkelingen is dat er ook extern succes is, vertelt Rene Diks. Voor de NUTS-aansluitingen van nieuwbouwprojecten combineert Vitens aanbestedingen met partijen voor gas, licht en telefonie. De uitvoering van deze aanbestedingen wordt sterk vereenvoudigd door de inzet van de digitale instrumenten. Bij een groot aantal aanbestedingen wordt Vitens dan ook verzocht om penvoerder te zijn. Zo heeft Vitens de “lead” en zijn de samenwerkingspartners voordurend op de hoogte.


Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Bent u de eerste?

Reageren