Blog

Compliance 2.0

by Hein van Schaik · No comments

Recentelijk werd een van onze Contract Management klanten geconfronteerd met extra eisen op het gebied van compliance binnen inkoop. De eisen kwamen vanuit de Amerikaanse moedermaatschappij. Het ging specifiek om het vastleggen van extra gegevens ten aanzien van de totstandkoming en het beheer van contracten.

Het was zeker niet zo dat compliance onbekend terrein was voor inkoop. Er werd onder meer al bijgehouden of bij het aangaan van een contract een “supplier risk assessment” is uitgevoerd en de risico’s die hieruit voortkwamen werden gemonitord, maar er kwamen toch een behoorlijk aantal aanvullende eisen naar voren.

De extra eisen betroffen onder meer het vastleggen of een geheimhoudingsverklaring onderdeel was van het contract, of het contract in competitie was ingekocht en of er een bewerkers- overeenkomst was opgesteld. Deze laatste, de bewerkersovereenkomst, komt naar voren bij veel klanten die te maken hebben met persoonsgegevens. De bewerkersovereenkomst is de overeenkomst tussen de klantorganisatie en een derde partij (de bewerker), waarin wordt vastgelegd hoe de derde partij met de persoonsgegevens moet omgaan. Met alle aandacht voor privacy dezer dagen moeten steeds meer organisaties dergelijke overeenkomsten kunnen overleggen.

Voor elk van de genoemde compliance elementen zijn een aantal extra velden toegevoegd. Ten aanzien van geheimhouding onder meer of een geheimhoudingsverklaring aanwezig is (ja/nee) en wat de ingangsdatum is. Het betreft in totaal ongeveer 20 velden die samen zijn gebracht in een nieuwe tab binnen het contract, genaamd “Compliance”.

Er is in eerste instantie voor gekozen alleen bij de nieuwe contracten de extra compliance velden verplicht te maken. Het is nu nog aan de inkopers of ze de gevraagde gegevens ook bij de bestaande contracten opvoeren. De komende tijd wordt gewerkt aan het opstellen en fine tunen van de gewenste rapportages. De rapportages vormen een combinatie van reeds bestaande velden (bijv. contractnaam, ingangsdatum contract, inkoper) en de nieuwe compliance velden.

De mogelijkheid van maatwerkvelden en een flexibele rapportage tool binnen ons platform zorgden ervoor dat binnen een paar weken de extra compliance eisen onderdeel zijn van de dagelijkse routine van de inkopers en contract managers. Geen maatwerk, geen programmeerwerk maar met slechts één meeting, een paar telefoontjes/mailtjes en een uurtje functionele inrichting was een en ander “live”.


Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Bent u de eerste?

Reageren