Blog

Altijd weer spannend…

by Hein van Schaik · No comments

Dat is bij veel organisaties het gevoel op het moment dat een leverancier audit aanstaande is. Hebben we onze zaakjes wel goed op orde? Welke leverancier zal eruit gepikt worden? Zal de auditor erg doorvragen? Zomaar een paar vragen die betrokkenen bij een audit bezig houden.

Dat het ook anders kan bewijst Joulz, specialist in energie-infrastructuren. Het fenomeen audit is iets waar inkoop bij Joulz steeds vaker mee te maken krijgt. De achtergrond kan intern georiënteerd zijn, bijvoorbeeld om te controleren of geformuleerd beleid wel nageleefd wordt maar ook steeds vaker zijn externe partijen betrokken.

Een voorbeeld van deze laatste situatie is een recente audit, door het instituut KIWA. KIWA is een instantie die certificering als kernactiviteit heeft en werkt voor opdrachtgevers in tal van sectoren waaronder energie, bouw en infrastructuur. KIWA controleert periodiek bij Joulz of de leveranciers die door Joulz worden ingezet bij werkzaamheden op het gebied van energie-infrastructuren voldoen aan de eisen die gesteld worden aan dergelijke leveranciers. De eisen betreffen met name het beschikken over certificaten op gebieden als kwaliteit, veiligheid en milieu. Voorbeelden van certificaten zijn VCA, diverse BRL’s en de CKB-regeling.

Het eerder beschreven gevoel van spanning voor een audit speelt bij Joulz veel minder een rol. Sinds enige tijd gebruikt Joulz de module Supplier Relationship Management (SRM) van Commerce-hub. Deze module wordt onder meer gebruikt door Joulz om de geldigheid van verklaringen en certificaten van leveranciers te bewaken. Dat gebeurt in samenwerking met de leveranciers.

Het uploaden van de diverse documenten vindt plaats via de web-omgeving waar leveranciers nu ook al gebruik van maken voor aanbestedingen van Joulz. Na het uploaden worden de documenten door geautoriseerde medewerkers van Joulz gecontroleerd en treedt de automatische signalering op geldigheid in werking.

Tijdens de audit is de SRM-module gebruikt om aan te tonen over welke certificaten de diverse leveranciers waar Joulz mee werkt beschikken. Erwin van der Ploeg, vanuit Joulz betrokken bij de audit, heeft door een korte demonstratie van de module aan de KIWA-auditor toegelicht hoe Joulz de certificaten van haar leveranciers inzichtelijk maakt en bewaakt.

Erwin geeft aan dat door gebruik van de SRM-oplossing zeker nog niet alles vanzelf ging. Diverse leveranciers moesten, ondanks meerdere herinneringen vanuit de SRM-module, nog achter de broek gezeten worden om verlopen certificaten te updaten. Hij merkt echter wel dat de software bijdraagt aan de formalisering van het proces rondom het bewaken van de geldigheid van documenten. Andere prettige bijkomstigheden zijn: een vermindering van het papierwerk en een verbeterd inzicht in de gebieden op welke leveranciers “compliant” zijn.

Door het gevoel meer ‘in control’ te zijn wordt met vertrouwen uitgekeken naar de volgende audit.


Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Bent u de eerste?

Reageren